Melengkapi dan Mengembangkan Presentasi Lisan

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Presentasi lisan merupakan bagian komunikasi dimana dalam proses komunikasi ini ada inti yang dikomunikasikan, ada proses komunikasi dan ada media penyajian. Dalam melakukan presentasi tentunya dibuat naskah terlebih dahulu untuk dipresentasikan. Setelah itu, naskah tidak langsung dipresentasikan, tetapi harus dilakukan perubahan-perubahan terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan agar penyaji tidak selalu membaca teks dan audiens tidak merasa jenuh.
Penulis mengangkat judul “Melengkapi dan Mengembangkan Presentasi Lisan” untuk mengetahui teks-teks pada pesan bisnis yang dipakai dalam presentasi lisan. Apakah teks tersebut digunakan hanya sebagai alat bantu atau teks tersebut dijadikan media untuk membacanya.
Dalam penulisan makalah ini, penulis menemukan hambatan terutama dalam pemecahan kasus.
1.2 Identifikasi Masalah
Adapun permasalahan yang dibahas dalam makalah ini adalah :
1. Cara memperbaiki dan melengkapi pesan bisnis dalam presentasi lisan.
2. Pengembangan teknik dalam presentasi lisan.
3. Pengembangan teknik presentasi untuk cross-cultural audience.

BAB II
KAJIAN PUSTAKA
Pada bagian ini sebenarnya tidak akan dibahas kembali mengenai bagaimana cara membuat pesan bisnis dari mulai planning, writing dan completing. Tetapi akan dibahas mengenai bagaimana cara mempublikasikan pesan bisnis tersebut dalam presentasi lisan.
2.1 Cara Memperbaiki dan Melengkapi Pesan Bisnis dalam Presentasi Lisan
Setelah pesan bisnis yang akan kita sampaikan dibuat, selanjutnya adalah mempublikasikan hasil pesan kita kepada khalayak umum agar ide kita bisa mendapatkan feedback yang berguna.
Setiap presentasi yang bersifat formal maupun informal harus terdiri atas tiga bagian yang meliputi permulaan, inti presentasi dan bagian akhir. Sebuah presentasi penyusunannya hampir sama dengan laporan formal yang dimulai dengan pembukaan, isi dan ringkasan akhir. (Machmoed Machfoed, 2002 : 164)
1. Pembukaan
Pada awal presentasi, hal yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi topic dan mempersiapkan pendengar agar mereka dapat mengukuti presentasi dengan cermat. Katakana dengan kata-kata secukupnya tentang pokok-pokok presentasi yang akan tercakup dalam presentasi. Dengan gaya bicara yang sesuai dapat disisipkan humor dan cerita ringkas.
2. Bagian Isi
Bagian terbesar presentasi terletak pada isi presentasi yang disajikan dalam bentuk bahasan atau uraian pokok-pokok presentasi. Batasi presentasi dalam penyajian materi yang tidak lebih dari tiga pokok pembicaraan dengan susunan sederhana dan penyampaian yang jelas sehingga dapat dicerna oleh pikiran pendengar dengan mudah. Setiap kali pembicara berpindah topic berikan tekanan pada hubungan antar gagasan atau ide yang disampaikan. Untuk menjaga pendengar dengan mudah mengubah lankah-langkah presentasi panjang diperlukan variasi untuk menghindarkan pendengar dari rasa jenuh dan bosan.
3. Ringkasan Akhir
Sebelum pembaca mengakhiri presentasi, pada akhir uraian ia perlu memberikan penekanan pada informasi yang telah disampaikannya. Dengan demikian penekanan pada informasi yang disampaikan akan membantu pendengar mengambil keputusan atau memahaminya.
Ada beberapa cara melengkapi presentasi lisan (Guffey,2004 : 468).
1. Putuskan metoda penyampaian yang akan digunakan. Ada beberapa metode yang dapat digunakan antara lain: hafalan, membaca, membawa catatan kecil, atau berbicara tanpa persiapan lebih dulu
2. Unsur-unsur penyerahan praktek. Cobalah bukan untuk membaca slide, bersikaplah seperti pembicara, praktek di depan seseorang dan berhenti ketika ada klarifikasi, memperkenalkan masing-masing slide.
3. Masuklah ke dalam ruangan sebelum waktu presentasi tiba, dan pastikan peralatan bekerja.
4. Kendalikan ketertarikan mu dengan menggunakan keadaan gugup mu sebagai suatu alat.
5. Cobalah untuk merasa lebih yakin: perbanyak berlatih, berpikir secara positif, mengkhayalkan kesuksesan, mengambil beberapa nafas dalam, bersikap siap, nyaman, tidak panik, dan tenang.
2.2 Pengembangan Teknik dalam Presentasi
Dalam dunia kerja atau usaha cepat atau lambat, Anda harus mempresentasi ide atau hasil pekerjaan kepada rekan kerja, bahkan pimpinan. Ada beberapa tips yang dapat digunakan dalam presentasi lisan (Putra, 2005: 31).


2.1.1 Sebelum presentasi.
1. Persiapan yang matang.
Persiapan yang matang meliputi isi materi dan alat bantu. Mengenai materi, orang yang paham dan sekedar membaca sekilas akan sangat terlihat bedanya dalam presentasi. Tentunya untuk mendapatkan pemahaman, diperkukan waktu dan usaha yang tidak sedikit.
Sedangkan mengenai alatbantu, jangan mengandalkan penuh pada orang lain dan berasumsi semuanya akan siap digunakan ketika Anda memerlukannya. Sebelum presentasi, cek sendiri beberapa alat yang akan membantu Anda. Pastikan semuanya bekerja dengan baik dan Anda mengerti bagaimana cara menggunakannya.
2.1.2 Ketika presentasi berlangsung
1. Pembukaan yang menarik.
Kesan pertama sangatlah berarti. Kalau kita bisa menarik perhatian pendengar pada menit pertama, kemungkinan besar mereka akan memperhatikan kita terus.
2. Beri penekanan pada poin-poin penting.
Tentunya presentasi Anda memiliki sejumlah poin penting bila Anda ingin orang untuk mengingat poin-poin penting tersebut, maka Anda harus menyampaikannya tiga kali:
a. Pada awal presentasi ketika menyampaikan garis besar isi presentasi.
b. Pada pertengahan presentasi ketika anda menjelaskan tiap poin secara rinci.
c. Pada akhir presentasi ketika Anda menyimpulkan hasil presentasi.
3. Gunakan fakta.
Penggunaan fakta dalam presentasi akan membuat presentasi Anda lebih kuat. Tentunya fakta yang digunakan harus dapat dipertanggung jawabkan. Selain itu penggunaan fakta akan membuat Anda terkesan lebih siap dan bersungguh-sungguh dalam melakukan suatu pekerjaan.
4. Gunakan alat bantu.
Gunkanlah alat batu yang ada. Jika memungkinkan gunakan slide. Namun jika tidak, minimal buatlah handout yang dibagikan ke peserta. Dengan demikian, ada material yang terlihat dan dapat membantu audiens mengerti apa yang ingin Anda sampaikan.
5. Perhatikan bahasa tubuh dan intonasi.
Kata-kata hanya memegang 7% dalam komunikasi, sisanya adalah komunikasi melalui bahasa tubuh dan intonasi. Dalam presentasi Anda perlu memperhatikan bahasa tubuh dan intonasi.
6. Kontak mata.
Jagalah kontak mata dengan audiens. Melihatnya pun bukan sekedar melihat selintas, tapi menatap dalam pada tiap orang selama sekitar dua sampai tiga detik. Dengan demikian, mereka akan merasa diperhatikan.
7. Libatkan peserta dengan contoh dan pertanyyaan.
Sebuah penelitian dilakukan pada sejumlah marinir di Amerika Serikat untuk mengetahui berapa lama mereka dapat berkonsentrasi. Ternyata hasilnya mengejutkan. Mereka rata-rata hanya dapat berkonsentrasi penuh selama 17 menit. Setelah waktu 17 menit itu, tingkat perhatian menjadi menurun. Untuk meningkatkan konsentrasi kembali, perlu di berika ice breaker. Ice breaker adalah semacam selingan untuk membuat pikiran lebih segar. Dalam suatu presentasi, ice breaker dapat berupa contoh atau sesi tanya jawab yang melibatkan peserta secara aktif.
8. Perhatikan pertanyaan dan komentar.
Bila anda berhasil mempresentasikan sesuatu, wajarnya akan timbul pertanyaan atau komentar dari pendengar. Jangan khawatir, itu merupakan tanda bahwa mereka memang memperhatikan presentasi Anda.
9. Ungkapkan ide.
Mengapa mengungkapan ide menjadi hal yang sangat penting? Karena, seseorang bisa mencuri ide Anda. Mungkin Anda pernah memaparkan suatu ide, dalam obrolan ringan dengan rekan kerja tapi tidak berani mengatakannya dalam rapat. Atau Anda tidak pernah menyampaikannya pada siapa-siapa tapi tiba-tiba seseorang mengungkapkan ide serupa. Percayalah, ide sering kali dianggap milik orang yang berani mengungkapkannya. Bukan yang pertama kali memikirkannya.
10. Cata poin-poin penting.
Mencatat poin-poin penting perlu dilakukan dalam diskusi. Terutama yang menyangkut tanggung jawab Anda. Jangan sampai Anda diminta melakukan sejumlah hal namun Anda alpa karena tidak memiliki catatan mengenai itu.
11. Fokus.
Untuk membantu fokus, tentukan dulu agenda rapat. Misalnya, berapa lama rapat akan berlangsung serta poin-poin apa yang akan dibahas. Bila pembicaraan sudah melenceng jauh, ingatkan peserta lain dengan cara yang elegan. Misalnya, tawarkan untuk membahas hal yang melenceng itu pada kesempatan yang lain seraya mengingatkan apa yang seharusnya menjadi fokus diskusi.
12. Menghargai orang lain.
Dalam diskusi sangatlah wajar bila terjadi perbedaan pendapat. Meski demikian, anda tetap perlu menjaga rasa hormat pada orang lain.



2.1.3 Setelah presentasi
13. Mengikuti hasil kesepakatan.
Bila keputusan telah dibuat, ikutilah kesepakatan tersebut walaupun Anda tidak menyukainya secara pribadi. Jika setelah dijalankan, hasil kesepakatan tidak efektif, maka Anda dapat mengajukan alternatif ide.
Pengembangan teknik presentasi lisan terbagi ke dalam tiga tahapan yaitu sebekum presentasi, ketika presentasi berlangsung dan setelah presentasi.
2.3 Pengembangan Teknik Presentasi Cross-Cultural Audience
Setiap pembicara yang baik mampu beradaptasi dengan audiensnya, dan presentasi lintas budaya untuk penyesuaian yang spesial dan sensitif. Ketika bekerja dengan interpreter atau berbicara sebelum individu yang bahasa Ingrisnya masih kurang fasih, Anda memerlukan kehati-hatian dengan bahasa Anda.
Cara meraih komunikasi yang antar budaya yang effective ada lima cara untuk membuat paparan-paparan di sekitar dunia (bovee & thill, 2005 : 465)
Di dalam setiap presentasi lisan yang sukses, jadikan pesan yang akan Anda sampaikan kepada audiens harus jelas. Tetapi bagaimana Anda dapat komunikasikan dengan sukses dengan para anggota dari audiens yang internasional terutama jika kelancaran mereka mencakup tingkat bahasa dari ahli ke orang baru?

1. Berbicara pelan-pelan dan dengan jelas. Kebanyakan keluhan audiens intenational adalah pembicara menggunkan bahasa Inggris yang terlalu cepat. Jika anda berbicara dengan cepat, sedikit demi sedikit pendengarmu hilang. Artikulasikan setiap kata secara hati-hati. Tekankan konsonan dan berikan jeda secukupnya agar audiens itu akan mempunyai waktu untuk menyerap masing-masing poin kunci.
2. Pengulangan kata kunci dan ungkapan-ungkapan. Ketika audiens lebih sedikit yang terbiasa dengan bahasa Anda, mereka perlu untuk mendengar informasi penting lebih dari sekali.
3. Arahkan untuk kejelasan. Menyimpan pesan sederhana Anda. Hapuskan struktur kalimat kompleks, singkatan, dan akronim.
4. Komunikasikan dengan bahasa tubuh. Tetapkan suatu hubungan dengan audiens Anda melalui kontak mata yang kuat, dan tidak melupakan untuk tersenyum!
5. Dukung pesan lisan dengan bantuan-bantuan visual. Untuk kebanyakan audiens, dukungan pesan-pesan visual dapat mendukung kejelasan pesan yang disampaikan.


BAB III
ANALISIS DAN EVALUASI

3.1 Analisis Kasus

Pada bab ini kami akan mengajukan satu kasus yang di ambil dari buku Bovee & Thill halaman 469.
Di dalam pidatonya pada pameran dagang di Jerman, Fiorina menginginkan untuk menyajikan beberapa statistik untuk menyarankan betapa pentingnya bagi orang-orang selagi mereka masih bisa bergerak. Bagaimana yang seharusnya dia lakukan agar dapat menangani secara detil data kuantitatif tersebut untuk audiens yang teknologinya tingkat tinggi?
1. Fiorina perlu mempersiapkan handout untuk meringkas data keuangan di dalam tabular dan grafik. Setiap orang di dalam khalayak itu perlu menerima suatu salinan dari selebaran itu untuk mengacu pada pembicaraan selama Fiorina berbicara.
2. Fiorina perlu menulis informasi tentang suatu di papan tulis selagi dia berbicara.
3. Dia perlu mempersiapkan transparansi-transparansi sederhana untuk digunakan selama berbicara di depan audiensnya. Ketika dia menyimpulkan keterangannya, dia perlu mengatakan kepada khalayak bahwa memerinci laporan keuangan ada tersedia di ambang pintu bagi mereka yang tertarik.
4. Diberi pengetahuan techincal tentang khalayak, dia akan menunjukkan slide full-collor 35-mm untuk meringkas informasi keuangan di dalam bentuk tabular dan grafik. Slide itu harus secara profesional disiapkan.


3.2 Evaluasi
Berdasarkan analisis audiens yang berteknologi tinggi maka penggunaan alat bantu yang mutakhir pantas digunakan yaitu menggunakan slide sesuai dengan pilihan yang ke empat. Dari pilihan tersebut, Fiorina diberi pengetahuan teknis tentang audiens, kemudian Dia menunjukkan slide full-collor untuk meringkas informasi keuangan di dalam bentuk tabular dan grafik agar bisa dilihat langsung oleh seluruh audiens. Selain itu slide dipilih untuk menghemat biaya. Slide itu harus secara profesional disiapkan untuk memastikan mutu mereka, karena semakin bagus gaya slide semakin menambah nilai mutu.
Karena dalam hal ini Fiorina akan behadapan dengan audiens internasional, maka Fiorina harus mengikuti tips cara meraih komunikasi antar budaya yang effective,
1. Berbicara Berbicara pelan-pelan dan dengan jelas.
2. Pengulangan kata kunci dan ungkapan-ungkapan.
3. Arahkan untuk kejelasan..
4. Komunikasikan dengan bahasa tubuh.
5. Dukung pesan lisan dengan bantuan-bantuan visual.












BAB IV
SIMPULAN


Dalam melengkapi dan mengembangkan presentasi lisan, ada beberapa cara untuk memperbaiki dan melengkapi pesan bisnis dalam presentasi lisan(guffey,2004 : 468). Putuskan metoda penyampaian yang akan digunakan. Unsur-unsur penyerahan praktek.masuklah ke dalam ruangan sebelum waktu presentasi tiba, dan pastikan peralatan bekerja. Kendalikan ketertarikan mu dengan menggunakan keadaan gugup mu sebagai suatu alat. Cobalah untuk merasa lebih yakin. Adapun pengembangan teknik dalam presentasi yaitu mencakup sebelum presentasi, ketika presentasi sedang berlangsung dan setelah presentasi. Cara meraih komunikasi yang antar budaya yang effective ada lima cara untuk membuat paparan-paparan di sekitar dunia (Bovee & Thill, 2005 : 465) antara lain: berbicara berbicara pelan-pelan dan dengan jelas, pengulangan kata kunci dan ungkapan-ungkapan, arahkan untuk kejelasan, komunikasikan dengan bahasa tubuh, dukung pesan lisan dengan bantuan-bantuan visual.

BAB V
SARAN


Siapapun yang akan berbicara di depan audiens yang formal ataupun informal, sebelumnya pasti merasakan gugup, disini diperlukan keterampilan untuk menghilangkan rasa tersebut yaitu tersenyum sepahit apapun presentasi kita awalilah dengan senyuman. Rahasia terbesar para pembicara hebat antara lain:
1. Mereka hanya berbicara apa yang mereka ketahui. Dalam hal ini sebagai mahasiswa, karena materi presentasinya sudah ditentukan maka sebelumnya kita harus memahami dulu apa yang kita bicarakan.
2. Mulailah mendokumentasikan hidup kita, karena dari hal ini kita bisa menjadikan sebagai koreksi ataupun masukan untuk presentasi-presentasi selanjutnya
3. Ciptakan kejadian hebat dalam hidup kita. Hal ini dilakukan agar presentasi selanjutnya lebih bagus dan menarik.
4. Pengendalian diri. Hal ini sangat diperlukan apalagi ketika kita sedang dihujani pertanyaan yang belum kita tahu jawabannya.
Teruslah untuk berlatih agar kemampuan kita dalam presentasi semakin baik.

DAFTAR PUSTAKA


Putra, Ichsan S & Ariyanti Pratiwi. Sukses dengan Soft Skill, Direktorat Pendidikan Institut Teknologi Bandung, Bandung, 2005
Machfoed, Mahmud. Dasar-dasar Komunikasi Bisnis, AMP YKPN , Yogyakarta, 2002
Thill-Bovee. Excellence in Business Communication, Pearson: Mc Graw Hill, 2005
Marry Ellen Guffey. Essential of Business Comunication 6th Edition, Thomson South Western, 2004